Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Scopul prezentei Politici privind protecția datelor cu caracter personal este de a vă informa în legătură cu prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi și cu drepturile pe care le aveți atunci când stabiliți sau organizați un serviciu turistic, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (Regulamentul General privind Protecția Datelor – denumit în continuare “GDPR”).

Ultima actualizare: februarie 2025

1. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor și pe cine puteți contacta?

Operatorul de date este Program Travel SRL, societate de drept român, înregistrată în Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul București, cu număr de ordine J2024044799005, CUI 50950007, având sediul social în București, Sectorul 1, Bdul. Mareșal Alexandru Averescu 15 B/C Etaj 2 („Operatorul”). Dacă aveți vreo întrebare legată de protecția datelor, ne puteți contacta la următoarea adresă de e-mail: contact@protravel.ro. Coordonatele noastre de contact: București, Sectorul 1, Bdul. Mareșal Alexandru Averescu 15 B/C Etaj 2 telefon 0770 322 211, e-mail: contact@protravel.ro

2. Ce date și ce surse folosim?

Prelucrăm datele pe care le primim ca parte a relației noastre contractuale cu dumneavoastră sau în temeiul consimțământului dumneavoastră. Primim datele direct de la dumneavoastră, de exemplu, atunci când faceți o rezervare de călătorie sau plasați o altă comandă, de exemplu, prin intermediul agențiilor de turism, partenerilor de publicitate, asigurătorilor sau altor furnizori de servicii pentru serviciile pe care le organizăm. Dacă ne furnizați informații cu caracter personal despre alte persoane (de exemplu, alți călători) în calitate de solicitant al înregistrării călătoriei, trebuie să vă asigurați că acestea și-au dat consimțământul pentru ca dumneavoastră să furnizați respectivele informații. Trebuie să vă asigurați că aceste persoane cunosc modul în care le vom prelucra datele cu caracter personal și care sunt drepturile lor.

Putem prelucra următoarele date:

1. Date de identificare/autentificare (numele, prenumele tuturor călătorilor, numărul de tranzacție, numele de utilizator, parolele, datele de identitate/pașaport)

2. Date demografice (vârsta, data nașterii tuturor călătorilor)

3. Caracteristici fizice (formula de adresare, sexul tuturor călătorilor)

4. Detalii de comunicare (adresa, adresa de e-mail, numărul de telefon, corespondența, corespondența electronică)

5. Detalii financiare (codul IBAN, numărul cardului de credit)

6. Date de călătorie (tipul călătoriei, prețul călătoriei, destinația, data călătoriei, durata călătoriei, date privind hotelul/hotelurile, tipul de cameră, datele privind zborul/zborurile, istoricul călătoriei)

7. Informații speciale furnizate de dumneavoastră (echipamentele de mobilitate, cerințele dietetice, sarcina, dacă este cazul)

8. Date promoționale și de vânzări (istoricul ofertelor noastre promoționale, oferte noi care ar putea prezenta interes)

9. Preferințe (preferințele dumneavoastră, recenziile dumneavoastră cu privire la călătoriile pe care le-ați efectuat, dacă sunt furnizate de noi)

10. Date comportamentale (comportamentul pe site-urile noastre, locația)

11. Relații de familie (familii cu copii)

12. Date referitoare la reclamații sau crize

3. Care este temeiul juridic și în ce scop sunt utilizate datele dumneavoastră?

3.1 Datele sunt necesare pentru a lua măsuri precontractuale la cererea dumneavoastră sau pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale față de dumneavoastră. (Art. 6 alin. 1 (b) din GDPR) Prelucrăm datele dumneavoastră menționate la punctele 1-7, 11 și 12 pentru a pregăti oferte și a încheia contracte cu dumneavoastră, și anume, în special, pentru a stabili, organiza și implementa servicii turistice, inclusiv gestionarea reclamațiilor și a crizelor (contract cu agenția/de călătorie) de către noi sau de către terți autorizați. Prelucrăm datele dvs. și în următoarele scopuri: - Pentru furnizarea de portaluri/aplicații pentru clienți (Acord de utilizare); - Pentru punerea la dispoziție a opțiunilor de contact către noi (de exemplu, formularul de contact, programarea unor întâlniri de consultanță) (contract cu agenția/de călătorie); - Pentru participarea la concursuri, campanii, tombole sau promoții similare (acordul pentru participare). Datele cu caracter personal, cum ar fi formula de adresare, numele, prenumele, adresa, adresa de e-mail și comunicarea pot fi prelucrate pentru a gestiona aceste promoții. Orice date cu caracter personal furnizate ca parte a unei astfel de promoții vor fi utilizate doar în scopul promoției, cum ar fi stabilirea și notificarea câștigătorului sau trimiterea premiului. Datele vor fi șterse la sfârșitul promoției în cazul în care au expirat perioadele de păstrare obligatorii. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor în cadrul campaniei este reprezentat de Art. 6 alin. 1 (b) din GDPR (contractul/regulamentul de concurs).

3.2 Datele sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale (Art. 6 alin. 1 (c) din GDPR) În calitate de operatori de date, suntem supuși anumitor obligații și cerințe legale (de exemplu, legislația privind călătoriile, legislația fiscală). Datele dumneavoastră (menționate la punctele 1-7, 11, 12) vor fi prelucrate de noi sau de terți autorizați în scopul verificării identității și a vârstei, prevenirii infracțiunilor (de exemplu, frauda), îndeplinirii obligațiilor de control și raportare fiscală/oficială, evaluării și gestionării riscurilor, precum și în scopul reținerilor de natură financiară și fiscală.

3.3 Datele sunt necesare în vederea protejării intereselor vitale (Art. 6 alin. 1 (d) din GDPR) Datele dumneavoastră (menționate la punctele 1-7, 11, 12) pot fi prelucrate de noi sau de terți autorizați pentru a proteja interesele vitale ale dumneavoastră sau ale unei alte persoane fizice, de exemplu, pentru a furniza serviciilor de urgență o listă de evacuare în situații de urgență.

3.4 Datele sunt necesare în vederea protejării intereselor legitime (Art. 6 alin. 1 (f) din GDPR) Datele dumneavoastră pot fi prelucrate de noi sau de terți autorizați pentru a proteja interesele noastre predominant legitime și interesele terților. Acest lucru se va face în următoarele scopuri:

Funcționarea, disponibilitatea și securitatea proceselor de afaceri (de exemplu, IT, alte servicii): nume, prenume, date de utilizator, parole

Dezvoltarea de servicii/servicii turistice și a produselor suplimentare (de exemplu, managementul calității): nume, prenume, adrese de e-mail, recenzii

Managementul vânzărilor

Publicitate, studii de piață și sondaje de opinie, căutarea de noi clienți: nume, prenume, adresa de e-mail, detalii despre călătorie

Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție – interesul legitim există în special atunci când se încheie tranzacții cu risc financiar de neplată: datele menționate la punctele 1-7, 11, 12

Prevenirea și anchetarea infracțiunilor penale (de exemplu, frauda) – interesul legitim există în special atunci când se încheie tranzacții cu risc financiar de neplată): datele menționate la punctele 1-7, 11, 12

Prelucrarea cererilor și furnizarea informațiilor necesare (de exemplu, formularul de contact): datele menționate la punctele 1-7, 11, 12

Prezentarea/informarea cu privire la serviciile turistice/suplimentare rezervate de dumneavoastră și organizate de noi în contul dumneavoastră de client, care ne sunt furnizate de către prestatorii de servicii relevanți, cum ar fi societățile de asigurări, companiile de închirieri auto, furnizorii de excursii (serviciul rezervat, pentru cine, pentru cât timp).

Interesul nostru în prelucrarea datelor dumneavoastră se bazează pe scopul prelucrării (pentru a genera profituri, pentru a evita riscurile legale, pentru a constata, exercita sau apăra un drept în justiție, pentru a asigura și securiza operațiunile noastre comerciale, pentru a ne îndeplini sarcinile în mod eficient, pentru a ne optimiza procesele, pentru a ne proteja împotriva riscului de colaps financiar). Dacă este permis de scopul specific, vă vom prelucra datele într-o formă pseudonimizată.

3.4.1 Prelucrarea datelor în scopul marketingului direct (Art. 6 alin. 1 (f) din GDPR) Prelucrăm datele dumneavoastră în scopul marketingului direct, pentru a vă trimite e-mailuri adaptate călătoriilor dumneavoastră, cu informații și oferte legate de călătoriile dumneavoastră. În acest scop, se va utiliza crearea de profiluri descrisă în secțiunea 10. Prelucrarea datelor se realizează în baza Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR, cu respectarea prevederilor Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, în interesul de a vă informa cu privire la noi produse și servicii. Fiecare client are dreptul de a se opune acestei prelucrări în conformitate cu Art. 21 din GDPR, a cărui exercitare duce la încetarea prelucrării în scopul marketingului direct, iar datele dumneavoastră nu vor mai fi utilizate în scopuri publicitare. Datele dumneavoastră vor fi șterse la expirarea perioadelor de păstrare obligatorii.

Vă puteți dezabona de la corespondența existentă cu clienții în orice moment, cu efect pentru viitor. Acest lucru se poate face gratuit, contactându-ne direct la adresa de e-mail: contact@protravel.ro sau, dacă este cazul, prin intermediul unui link din corespondența existentă cu clienții.

3.5 Pe baza consimțământului dumneavoastră (Art. 6 alin. 1 (a) din GDPR) În cazul în care ne-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, acest consimțământ reprezintă justificarea pentru prelucrarea specificată în acesta. În special, este posibil să fi consimțit să fiți contactat în scopuri promoționale prin e-mail, poștă, telefon sau serviciu de mesagerie. Puteți să vă retrageți consimțământul în orice moment, cu efect pentru viitor. Pentru a face acest lucru, vă rugăm să ne contactați la adresa noastră de contact. Exercitarea dreptului de retragere a consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate pe baza consimțământului liber exprimat de dvs. înainte de retragerea acestuia, ci doar ulterior.

Consimțământul separat poate fi acordat pentru următoarele servicii:

Trimiterea de buletine informative

Website-ul nostru vă oferă posibilitatea de a vă înscrie la buletinul nostru informativ gratuit. Buletinul informativ conține oferte actuale privind serviciile turistice, oferte speciale atractive, concursuri și sondaje (de exemplu, inspirație pentru următoarea călătorie, echipamente/literatură de călătorie, atracții sau servicii financiare). Atunci când vă abonați la buletinul informativ, prelucrăm informațiile de mai jos. Prelucrăm aceste informații numai în măsura în care le primim efectiv.

- Informațiile pe care ni le furnizați atunci când vă abonați la newsletter (adresa de e-mail, formula de adresare, numele, prenumele, data nașterii, dacă este cazul, preferințele de conținut)

- Date pentru a dovedi consimțământul dumneavoastră de a primi buletinul informativ (adresa IP, data și ora acordării consimțământului)

- Date privind utilizarea buletinului informativ (deschideri, click-uri pe linkurile din buletinul informativ, accesibilitatea adresei de e-mail, date privind terminalul utilizat) - Date generate de utilizarea site-ului nostru (de exemplu, datele de identificare, paginile accesate, rezervarea unui serviciu, abandonarea coșului de cumpărături); aceste informații sunt utilizate temporar pentru a personaliza conținutul buletinului informativ în funcție de profilul dumneavoastră și apoi sunt șterse. Vă puteți dezabona de la buletinul informativ în orice moment. Puteți face acest lucru în mod gratuit, contactându-ne direct și utilizând linkul „Dezabonare” inclus în fiecare buletin informativ sau, dacă este cazul, un link în e-mail pentru e-mailurile pentru clienții existenți. Datele dumneavoastră nu vor fi utilizate în scopuri de marketing. Datele dumneavoastră vor fi șterse la finalul perioadelor de păstrare obligatorii.

- Preferințe (de exemplu, preferințele dumneavoastră, evaluările dumneavoastră legate de călătorii, în cazul în care acestea sunt stabilite/efectuate de noi)

- Informații opționale furnizate în timpul rezervării și în alte formulare (de exemplu, abonări la buletinul informativ, formulare de contact, solicitări de cataloage, participări la concursuri, înscrieri la evenimente) pe care le furnizați în mod voluntar, cum ar fi numărul dumneavoastră de telefon sau data nașterii.

4. Cine primește datele mele cu caracter personal?

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi transmise numai în conformitate cu cerințele GDPR și numai atunci când există un motiv legitim pentru a face acest lucru. Datele dumneavoastră vor fi primite doar de către cei care au nevoie de ele pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale și legale sau pentru a își îndeplini sarcinile respective, de exemplu:

- Departamentele, din cadrul și din afara Operatorului, care sunt responsabile pentru asigurarea călătoriei/prelucrarea solicitării dumneavoastră (de exemplu, serviciul clienți, gestionarea protecției datelor, contabilitate, juridic intern și extern, conformitate);

- Furnizorii de servicii de imprimare și de corespondență (de exemplu, tipărirea și expedierea facturilor/confirmărilor de călătorie/documentelor de călătorie);

- Agenția de la destinație (de exemplu, ghid turistic, rezervări hoteliere, servicii de transfer și, posibil, de excursii); - Furnizor de servicii de transport (companie aeriană, posibil tren); - Furnizor de cazare (gestionarea hotelurilor);

- Companie de asigurări;

- Furnizor de alte servicii rezervate;

- Parteneri pentru publicitate, studii de piață și sondaje de opinie, atragerea de clienți;

- Autorități publice (autorități fiscale, ambasade ale țării de destinație) în cazul în care există o obligație legală sau de reglementare (de exemplu, cerințe de păstrare a evidenței, obținerea de vize, obținerea cerințelor de intrare);

- Alte categorii de destinatari, în situația în care ne-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră.

5. Cât timp sunt stocate datele mele cu caracter personal?

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pe întreaga durată a relației noastre de afaceri, inclusiv pentru inițierea și executarea unui contract, în conformitate cu cerințele legale aplicabile în domeniul al legislației fiscale, legislației privind călătoriile, precum și a altor legi, reglementări și/sau alte prevederi specifice, inclusiv, dar fără limitare la, cerințele din materia arhivării. După expirarea termenelor de păstrare, datele cu caracter personal se șterg și/sau distrug și/sau se anonimizează din evidențele și bazele de date ale Operatorului. Dreptul de opoziție împotriva prelucrării datelor în scopuri publicitare poate fi exprimat în orice moment și în mod gratuit prin intermediul unei solicitări informale, caz în care datele nu vor mai fi prelucrate în scopuri publicitare. Datele dumneavoastră vor fi șterse după expirarea perioadelor de păstrare obligatorii. Datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate în baza consimțământului dumneavoastră vor fi șterse odată ce scopul a fost îndeplinit sau până la revocarea consimțământului, precum și atunci când perioadele de păstrare obligatorii au expirat.

6. Datele mele vor fi transferate într-o țară terță?

Vom transfera datele dumneavoastră către destinatari care nu se supun prevederilor GDPR și unde nu există nicio decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție în temeiul Articolului 45 (3) și nici garanții adecvate în temeiul Articolului 49, inclusiv norme interne obligatorii privind protecția datelor, numai în măsura în care transferul este necesar:

- pentru încheierea sau executarea contractului cu dumneavoastră sau pentru îndeplinirea măsurilor precontractuale la cererea dumneavoastră;

- pentru executarea unui contract încheiat în interesul dumneavoastră de către Operator cu o altă persoană fizică sau juridică;

- pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție;

- pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altor persoane, în cazul în care persoana vizată se află în incapacitate fizică sau juridică de a își exprima consimțământul;

- în baza consimțământului dumneavoastră.

Operațiunile de prelucrare a datelor menționate mai sus reprezintă derogări permise de Art. 49 din GDPR.

În cazul în care este necesar un transfer de date în afara domeniului de aplicare al GDPR în baza interesului nostru legitim sau dacă ne-ați acordat consimțământul, acest lucru va fi asigurat, printre altele, prin Clauze Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană în conformitate cu Art. 46 (2)(c) din GDPR.

Atunci când este necesar, Clauzele Contractuale Standard vor fi completate de asigurări contractuale suplimentare. Informații și copii pot fi obținute folosind datele de contact furnizate în această politică.

7. Am anumite drepturi în ceea ce privește prelucrarea datelor mele?

În temeiul GDPR, beneficiați de următoarele drepturi: dreptul la informare (Articolul 15 din GDPR), dreptul la rectificarea datelor (Articolul 16 din GDPR), dreptul la ștergerea datelor (Articolul 17 din GDPR), dreptul la restricționarea prelucrării (Articolul 18 din GDPR) și dreptul la portabilitatea datelor (Articolul 20 din GDPR), în conformitate cu dispozițiile legale relevante. De asemenea, aveți dreptul de a vă opune în orice moment, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc și care se bazează pe Articolul 6(1)(f) din GDPR, în conformitate cu Articolul 21 din GDPR. Acest lucru se aplică și creării de profile bazate pe această prevedere în sensul Art. 4 nr. 4 din GDPR. În cazul unei opoziții justificate, nu vom mai prelucra aceste date cu caracter personal în aceste scopuri. Dreptul la opoziție poate fi exercitat utilizând coordonatele de contact menționate mai sus. De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa justiției sau de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (Articolul 77 din GDPR), având datele de contact de mai jos: www.dataprotection.ro B-dul. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro fax: +40318.059.602.

8. Sunt obligat să furnizez datele mele cu caracter personal?

Ca parte a relației noastre de afaceri, vi se solicită să furnizați doar datele cu caracter personal care sunt necesare pentru stabilirea, desfășurarea și încetarea unei relații de afaceri sau pe care suntem obligați prin lege să le colectăm. Fără astfel de informații, vom fi nevoiți, în general, să refuzăm să încheiem contractul sau să executăm comanda ori nu vom putea executa un contract existent și am putea fi nevoiți să îl reziliem.

9. Există un proces decizional automatizat în cazuri individuale?

În cadrul relației noastre de afaceri, vi se va cere să furnizați doar datele cu caracter personal care sunt necesare pentru stabilirea, executarea și încetarea unei relații de afaceri sau pe care suntem obligați prin lege să le colectăm. În lipsa acestor informații, vom fi nevoiți, în general, să refuzăm să încheiem contractul sau să executăm comanda, sau nu vom putea executa un contract existent și s-ar putea să fim nevoiți să îl reziliem.

10. Datele mele vor fi utilizate în vreun fel pentru crearea de profiluri?

Dacă ați rezervat o excursie prin intermediul Operatorului, vom prelucra în mod automat unele dintre datele dumneavoastră în scopul evaluării interesului dumneavoastră potențial pentru anumite produse, oferte și servicii („crearea de profiluri”, astfel cum se definește la Articolul 4(4) din GDPR). Evaluarea se realizează folosind metode statistice și de cercetare de piață, luând în considerare călătoriile și serviciile pe care le-ați rezervat anterior, precum și comportamentul dumneavoastră de rezervare. Luăm în considerare istoricul rezervărilor dumneavoastră cu noi, precum și caracteristicile rezervărilor și călătoriile, produsele și serviciile rezervate. În mod obișnuit, o selecție a acestor caracteristici va fi utilizată cu o pondere egală, dar acestea pot fi folosite și în ansamblu, fără o pondere prestabilită. Utilizăm rezultatele acestor analize pentru cercetări de piață și sondaje de opinie, pentru a viza clienții și pentru a atrage noi clienți. Această formă de utilizare a datelor se bazează pe temeiul legal al Articolului 6(1)(f) din GDPR, reprezentând interesul legitim superior al Operatorului în ceea ce privește publicitatea directă, cercetarea de piață și sondajele de opinie și atragerea de noi clienți. Pentru a putea evalua riscul potențial de neplată, folosim informații pe care le avem la dispoziție cu privire la comportamentul fraudulos și informații disponibile în mod public pentru a estima probabilitatea de neplată din partea dumneavoastră ca parte a rezervării efectuate. Datele de contact, datele bancare și data nașterii au o pondere egală în acest calcul al probabilității de risc. Rezultatele ne ajută să luăm decizii individuale pentru a preveni pierderile cauzate de fraudă și pentru a revendica drepturile legale. Această prelucrare a datelor este efectuată în temeiul legal al Articolului 6(1)(f) din GDPR, respectiv interesul legitim superior în prevenirea pagubelor cauzate de fraudă și în revendicarea drepturilor legale.

11. Această Politică privind protecția datelor se aplică doar Operatorului.

Dacă vă conectați la un alt site de pe site-ul nostru, trebuie să vă amintiți să citiți și să înțelegeți și Politica de confidențialitate a acelui site. Noi nu controlăm site-urile terților neafiliați și nu suntem responsabili pentru utilizarea informațiilor dumneavoastră personale de către site-urile terților neafiliați.

12. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor

Dacă aveți întrebări legate de protecția datelor, vă rugăm să contactați Responsabilul cu protecția datelor la adresa de e-mail: contact@protravel.ro